Sähköinen allekirjoitus on muuttanut tapaamme allekirjoittaa sopimuksia, asiakirjoja ja muita tärkeitä dokumentteja. Se on korvannut perinteisen paperin ja kynän tuoden mukanaan nopeutta, tehokkuutta ja turvallisuutta.

Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen vastine perinteiselle käsin kirjoitetulle allekirjoitukselle. Se vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja varmistaa, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Sähköinen allekirjoitus voi olla monen muotoinen, kuten:

• Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus: Esimerkiksi sähköpostiviestin loppuun kirjoitettu nimi.
• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus: Tunnistaa allekirjoittajan yksiselitteisesti ja on luotu hallinnoidulla allekirjoitusvälineellä.
• Vahva sähköinen allekirjoitus: Perustuu varmennettuun varmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoitusvälineellä.

Sähköisen allekirjoituksen hyödyt

Sähköinen allekirjoitus tarjoaa lukuisia etuja verrattuna perinteiseen paperipohjaiseen allekirjoittamiseen:

• Nopeus ja tehokkuus: Asiakirjat voidaan allekirjoittaa muutamassa minuutissa, riippumatta allekirjoittajien sijainnista.
• Kustannussäästöt: Paperin, tulostuksen, postituksen ja arkistoinnin kustannukset vähenevät merkittävästi.
• Ympäristöystävällisyys: Vähentää paperin käyttöä ja siten metsien hakkuita.
• Turvallisuus: Sähköiset allekirjoitukset ovat vaikeasti väärennettävissä ja niihin liittyy vahva todentaminen.
• Jäljitettävyys: Jokainen allekirjoitus tallennetaan digitaalisesti, mikä mahdollistaa tarkan jäljittämisen.
• Asiakaskokemus: Moderni ja helppokäyttöinen ratkaisu parantaa asiakaskokemusta.

Lue myös: Sähköinen lahjakortti

Sähköisen allekirjoituksen lainsäädäntö

Sähköisen allekirjoituksen käyttöä säädellään lainsäädännöllä, joka varmistaa sen oikeusvaikutuksen ja turvallisuuden. Euroopan unionissa sähköisiä allekirjoituksia säätelee eIDAS-asetus (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Asetus luo yhtenäisen kehyksen sähköisille allekirjoituksille ja muille sähköisille luottamuspalveluille EU:n sisällä.

Suomessa eIDAS-asetusta täydentää kansallinen lainsäädäntö, joka määrittelee tarkemmin sähköisten allekirjoitusten käyttöä eri toimialoilla.

Sähköisen allekirjoituksen käyttötapauksia

Sähköinen allekirjoitus soveltuu monenlaisiin käyttötapauksiin, kuten:

• Sopimukset: Työsopimukset, vuokrasopimukset, kauppasopimukset jne.
• Lomakkeet: Hakemukset, ilmoitukset, suostumukset jne.
• Asiakirjat: Laskut, tarjoukset, raportit jne.
• Sisäiset prosessit: Hyväksynnät, valtuutukset, tiedoksiannot jne.

Sähköisen allekirjoituksen tulevaisuus

Sähköisen allekirjoituksen käyttö tulee jatkumaan vahvassa kasvussa tulevaisuudessa. Teknologian kehittyessä uusia innovaatioita ja ratkaisuja syntyy, jotka tekevät sähköisestä allekirjoittamisesta entistä helpompaa, turvallisempaa ja monipuolisempaa.

• Mobiiliallekirjoitus: Älypuhelimet ja tabletit mahdollistavat allekirjoittamisen missä ja milloin tahansa.
• Biometrinen allekirjoitus: Sormenjälki, kasvojentunnistus ja muut biometriset menetelmät lisäävät turvallisuutta ja varmistavat allekirjoittajan henkilöllisyyden.
• Blockchain-teknologia: Hajautettu teknologia mahdollistaa entistä turvallisemman ja läpinäkyvämmän allekirjoitusprosessin.
• Tekoäly: Tekoäly voi automatisoida allekirjoitusprosessia, tunnistaa petoksia ja parantaa käyttökokemusta.

Sähköisen allekirjoituksen valinta

Sähköisen allekirjoitusratkaisun valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:

• Turvallisuus: Varmista, että ratkaisu täyttää korkeimmat turvallisuusstandardit.
• Lainsäädännön noudattaminen: Valitse ratkaisu, joka noudattaa eIDAS-asetusta ja muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä.
• Käyttäjäystävällisyys: Varmista, että ratkaisu on helppokäyttöinen ja sopii organisaatiosi tarpeisiin.
• Integraatiot: Valitse ratkaisu, joka voidaan integroida olemassa oleviin järjestelmiin.
• Hinta: Vertaile eri ratkaisujen hintoja ja valitse budjettiisi sopiva vaihtoehto.

Sähköinen allekirjoitus on digitaalisen aikakauden välttämätön palvelu, joka nopeuttaa, tehostaa ja turvaa liiketoimintaa. Sen avulla voidaan säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä. Teknologian kehittyessä sähköisen allekirjoituksen merkitys tulee vain kasvamaan, ja se tulee olemaan yhä tärkeämpi osa digitaalista transformaatiota.